FUNCIONES DE UN DIRECTOR DE PROYECTO

El Director del Proyecto tendrá como cometido principal la realización de todas las funciones inherentes a la dirección ejecutiva del proyecto.

Será responsable del cumplimiento en forma eficaz y eficiente de los objetivos dentro de los plazos aprobados en los Planes Operativos. Para ello deberá Planificar, dirigir, supervisar, coordinar y evaluar la realización y desarrollo de todas las tareas del Proyecto: técnicas, administrativas y de organización.

• Colaboración con el cliente en la definición y concreción de los objetivos del proyecto.
• Planificación del proyecto en todos sus aspectos, identificando las actividades a realizar, los recursos a poner en juego, los plazos y los costes previstos.
• Dirección y coordinación de todos los recursos empleados en el proyecto.
• Mantenimiento permanente de las relaciones externas del proyecto: clientes, proveedores, subcontratistas, otras direcciones, etc.
• Toma de decisiones necesarias para conocer en todo momento la situación en relación con los objetivos establecidos.
• Adopción de las medidas correctoras pertinentes para poner remedio a las desviaciones que se hubieran detectado.
• Responder ante clientes y superiores de la consecución de los objetivos del proyecto.
• Proponer, en su caso, modificaciones a los límites u objetivos básicos del proyecto cuando concurran circunstancias que así lo aconsejen.
  

RELACION DEL DIRECTOR DEL PROYECTO

TRIANGULO DE UN PROYECTO

Se trata de tener muy claro desde un principio cuál es el alcance del proyecto, el tiempo requerido y los recursos/presupuesto necesario para completarlo.

Son los tres parámetros básicos, que al final determinarán en gran medida si el proyecto fue o no exitoso.

En un principio hay que identificar cuál es el alcance del proyecto, es decir cuáles son los requerimientos a satisfacer en el proyecto. Con base en esta información podemos determinar cuántos recursos (gente, herramientas, presupuesto) necesitamos para poder desarrollarlo. Pero, esto dependerá del tiempo en el que se requiera completar el proyecto. Si tenemos disponibilidad de recursos, entonces podremos reducir el tiempo. Si no hay presión de tiempo entonces podremos disponer de menos personal y recursos para poderlo completar.

Si se nos da flexibilidad en cuanto al alcance a cubrir, entonces podremos reducir tiempos y/o recursos para el proyecto.

PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO

La planificación se realiza al comienzo del proyecto, tiene como fin primero planear las metas y los objetivos más amplios del trabajo, seguidamente será necesario decicdir cuales son los objetivos y que beneficios traerá. Para poder tener éxito en nuestra planificación debemos tener en cuenta los siguientes:

ELEMENTOS

A) TAREAS:

Todo proyecto está compuesto de tareas o de actividades. Para que el proyecto tenga éxito, antes de todo es necesario planificar con cuidado las tareas y luego organizarlas en orden de prioridad.

1. Determine las condiciones exactas para que el proyecto sea finalizado o completado.
2. Haga un inventario de todo el trabajo que se requiere sea hecho con una estimativa del tiempo necesario para un único miembro del equipo.
3. Identifíquese todos los recursos necesarios para ejecutar cada elemento terminal de cada tarea.
4. Decida si este plan tiene sentido, es decir, si los costos justifican los beneficios. Modifique los objetivos y el trabajo como sea necesario.
5. Defina dependencias entre tareas. Algunas tareas necesitan ser terminadas antes que otras tareas puedan comenzar. Poniendo las tareas en orden de conclusión, un gerente de proyectos construye una red de proyecto (diagrama PERT).
6. Calcule el tiempo mínimo para ejecutar el proyecto: es el trayecto más largo a través de la red del proyecto (PERT), desde el comienzo del proyecto hasta su extremo final.
7. Cree un cronograma de proyecto, por ejemplo, usando un diagrama de Gantt.
8. Haga un plan de gestión de riesgos y modifique el proyecto de acuerdo con este plan.
9. Obtenga el comportamiento de la organización al iniciar la ejecución del proyecto.

B) DURACIÓN:

El tiempo se descompone para propósitos analíticos en el tiempo requerido para completar los componentes del proyecto que es, a su vez, descompuesto en el tiempo requerido para completar cada tarea que contribuye a la finalización de cada componente. Cuando se realizan tareas utilizando gestión de proyectos, es importante partir el trabajo en pedazos menores para que sean fáciles de seguir.

C) RECURSOS:

Los recursos que requiere la realización de un proyecto son de cuatro tipos: Tiempo, personas, dinero equipo, instalaciones o instrumentos
Para determinar los recursos del proyecto debes definir cuáles necesitas para cada una de las tareas o acciones por realizar. Es decir, para cada acción: qué tiempo, qué personas, qué gastos, qué equipo, instrumentos o instalaciones, se necesitan.
Hecho lo anterior realiza un inventario para ver: qué recursos tienes, define cuáles te faltan y establece cómo harás para conseguir lo que te falta.

D) PROGRAMACIÓN:

El proceso de programación integral de proyectos mediante la utilización de las técnicas gráficas o de redes se caracteriza por el desarrollo de una serie de etapas que permiten incorporar en un solo análisis los factores tiempo y costo, para definir el punto óptimo de ejecución de cada actividad en función tanto de la disponibilidad de recursos físicos, humanos, financieros y de tiempo como del mínimo costo de ejecución.

E) COSTOS:

El costo de desarrollar un proyecto depende de múltiples variables incluyendo costos de mano de obra, costos de materiales, administración de riesgo, infraestructura (edificios, máquinas, etc.), equipo y utilidades. Cuando se contrata a un consultor independiente para un proyecto, el costo típicamente será determinado por la tarifa de la empresa consultora multiplicada por un estimado del avance del proyecto.

PASOS PARA LOGRAR QUE UN PROYECTO SEA EXITOSO

LA IDEA DEL PROYECTO: consiste en establecer la necesidad u oportunidad a partir de la cual es posible iniciar el diseño del proyecto. La idea de proyecto puede iniciarse debido a alguna de las siguientes razones

1. Porque existen necesidades insatisfechas actuales o se prevé que existirán en el futuro si no se toma medidas al respecto.
Porque existen potencialidades o recursos subaprovechados que pueden optimizarse y mejorar las condiciones actuales.
Porque es necesario complementar o reforzar otras actividades o proyectos que se producen en el mismo lugar y con los mismos involucrados.
DISEÑO: Etapa de un proyecto en la que se valoran las opciones, tácticas y estrategias a seguir teniendo como indicador principal el objetivo a lograr. En esta etapa se produce la aprobación del proyecto, que se suele hacer luego de la revisión del perfil de proyecto y/o de los estudios de pre-factibilidad, o incluso de factibilidad. Una vez dada la aprobación, se realiza la planificación operativa, un proceso relevante que consiste en prever los diferentes recursos y los plazos de tiempo necesarios para alcanzar los fines del proyecto, asimismo establece la asignación o requerimiento de personal respectivo.
Ejecución: Consiste en poner en práctica la planificación llevada a cabo previamente.
Evaluación. Etapa final de un proyecto en la que éste es revisado, y se llevan a cabo las valoraciones pertinentes sobre lo planeado y lo ejecutado, así como sus resultados, en consideración al logro de los objetivos planteados.

DIAGRAMA DE GANNT

El diagrama o gráfico Gantt es un herramienta útil en la gestión de proyectos, creada por Henry L. Gantt en 1917. Consiste en confeccionar un cuadro con todas las actividades o tareas, por orden de inicio, con los respectivos tiempos previstos para su realización e identificación de la actividad precedente, a partir del cual se calculan las fechas de inicio y finalización, y se realiza una representación gráfica horizontal del comienzo y duración de todas las tareas del proyecto.
Con este método se consigue una mayor eficiencia en la ejecución de proyectos, porque permite conseguir los siguientes objetivos:

• Minimizar los tiempos de espera lo que implica una utilización óptima de los recursos.
• Reducir al máximo el incumplimiento de los plazos.
• Minimizar los stocks en curso.
• Acortar el tiempo empleado en la ejecución global del proyecto.
  

VER GRÁFICA DE GANNT

METODO PERT

La Técnica de Revisión y Evaluación de Programas (en Inglés Program Evaluation and Review Technique), PERT es básicamente un método para analizar las tareas involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para completar cada tarea, e identificar el tiempo mínimo necesario para completar el proyecto total.
Este modelo de proyecto fue el primero de su tipo, un reanimo para la administración científica, fundada por el fordismo y el taylorismo. A pesar de que cada compañía tiene su propio modelo de proyectos, todos se basan en PERT de algún modo.
La parte más famosa de PERT son las Redes PERT, diagramas de líneas de tiempo que se interconectan. PERT está diseñado para proyectos de gran escala, que se ejecutan de una vez, complejos y no rutinarios. PERT es básicamente un método para analizar las tareas involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para completar cada tare a, e identificar el tiempo mínimo necesario para completar el proyecto total.

VER IMAGEN METODO DE PERT

METODO CPM

El método de la ruta crítica fue inventado por la corporación DuPont y es comúnmente abreviado como CPM por las siglas en inglés de Critical Path Method. En administración y gestión de proyectos, una ruta crítica es la secuencia de los elementos terminales de la red de proyectos con la mayor duración entre ellos, determinando el tiempo más corto en el que es posible completar el proyecto. La duración de la ruta crítica determina la duración del proyecto entero. Cualquier retraso en un elemento de la ruta crítica afecta a la fecha de término planeada del proyecto, y se dice que no hay holgura en la ruta crítica.
Un proyecto puede tener varias rutas críticas paralelas. Una ruta paralela adicional a través de la red con las duraciones totales menos cortas que la ruta crítica es llamada una sub-ruta crítica.

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VER IMAGEN DEL METODO CPM2